Правила деловой переписки

Правила деловой переписки

Сделайте общение с коллегами более эффективным –
сэкономьте время на важные рабочие вопросы

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма.

Если вы устали от того, что:
• после отправления письма нет ответа;
• письма теряются в потоке ненужной информации и приходится постоянно созваниваться, с просьбой проверить почту;
• после прочтения письма совершенно непонятно, что нужно от вас;
• из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются и сложный вопрос так и не решается.

Тогда представленные ниже правила ведения деловой переписки помогут вам структурировать свою рабочую почту и настроить процесс взаимодействия с коллегами.


Тема письма

Тема письма обязательно должна присутствовать! Она служит анонсом для всего письма. Она облегчает поиск писем: проще искать в определенной теме, чем во всем ящике.

Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу. Постарайтесь сделать тему точной и уникальной, не «Совещание», а «Совещание по вопросам договора…». Это позволит не затеряться письму в потоке сообщений на почте.

Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в почтовых ящиках своих коллег.

#

Адресат

Нужно взять за привычку, что Получатель – ответственный за полученную задачу, а Люди в копии получают письмо для ознакомления. В строку получателя ставьте только тех, кто будет ответственен за поставленную вами задачу или вопрос.

В строке Копия ставьте только тех людей, кто должен ознакомиться с информацией. Тем самым будут обозначены исполнители и будет с кого спросить за выполнение.

#

Приветствие

По отзывам, самым раздражающим приветствием является «Доброго времени суток». Лучшим и безошибочным вариантом будут: «Здравствуйте» и «Добрый день».

#

Структура письма

Мысли должны быть изложены кратко, понятными предложениями. При отправлении письма с несколькими пересылками используйте нумерацию и разбивку текста на абзацы, для удобства восприятия и понимания информации.

#

Первое предложение/абзац – суть письма

Первый абзац — самое главное. В нем обязательно уточнить суть письма, объяснить, что требуется от получателя.
Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».
Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним. Стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет особенно важно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.

#

Не должно быть абстрактных рассуждений

«Я тут подумал…», «Надо бы сделать…». В письме должны быть четко сформулированы мысли, а также сроки. Все нужные материалы обязательно должны присутствовать во вложении письма.

#

Внимание к деталям

При составлении письма важно комментировать всю полученную ранее информацию, а также прикрепленные вами или собеседником документы.

#

Критика должна быть конструктивной

Лучший способ выстраивать отношения на работе — прямо говорить о проблеме. Неправильно думать, что коллега должен сам догадаться о проблеме. У него своя точка зрения, он не видит ситуацию так, как видим ее мы. Он может не знать о проблеме.

Важно прямо доносить информацию о корректировке задачи, о неправильном ее выполнении, чтобы исключить возможность повторного ее возникновения!

#

Новый вопрос-новая тема письма

У письма должна быть одна тема, небольшое количество вопросов. Каждый отдельный вопрос или задача должны быть начаты в новой ветке письма. Расписывать все волнующие вопросы в одном письме из разных областей – не располагает получателя к быстрому ответу.

#

Вложенный файл должен быть

Перед отправкой письма проверьте наличие и корректность вложенного файла. Также, помимо вложенного файла должна быть ключевая фраза о вложении, чтобы человек мог понять, что в содержании вложения и ответить, не открывая его.

#

Правильное название вложенных файлов

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут "котировки" и "график".

#

Вспомогательные материалы сразу

Уважайте время и усилия другого человека! Если задача требует немедленного исполнения, и вы владеете ресурсами и информацией для ее решения – приложите необходимые материалы к письму. Вашему коллеге будет удобно, если после письма ему не придется переключаться в другие окна или звонить другим людям.

#

Уважение ко времени

Если в письме поставлена задача или вопрос, требующий решения, необходимо обозначить конкретные сроки, так, чтобы они были явными и были понятны без расшифровок.

Зачастую, фразы «срочно», «нужно вчера», «горит» вызывают только раздражение у получателя. Но дело не в самих словах, а в неуважении ко времени другого.

#

Оперативность ответа

Полчаса-час — достаточное время для ответа на рабочее письмо. Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме и укажите сроки ответа на вопрос или сроки решения задачи. («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).

#

Перечитывайте письмо перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Проверяйте содержание письма. Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних.

#

Когда лучше не писать

На эмоциях. Под действием сильных чувств всегда кажется, будто сейчас будут подобраны самые правильные слова, и собеседник нас услышит. А на деле всегда наоборот: только больше обид и непонимания.

Когда вы на эмоциях, нужно брать паузу, а не писать. Когда эмоции улягутся, можно позвонить или встретиться лично.

#

Не забывайте благодарить

Благодарность важна! Обычное «спасибо» играет большую роль в рабочем процессе! Не забывайте благодарить коллег за проделанную работу, за помощь в решении проблемы или вопроса.

#

Вежливость = уважение

Все просьбы, приказы и задания стоит сопровождать словами «пожалуйста», «плс», «пжл». Вежливые слова позитивно влияют на человека и располагают к успешному решению вопроса.

#

Настоящим ООО «УНИВЕР Капитал» уведомляет о том, что ООО «УНИВЕР Капитал» осуществляет свою деятельность на рынке ценных бумаг на условиях совмещения различных видов деятельности в соответствии со следующими лицензиями профессионального участника рынка ценных бумаг:

Лицензия профессионального участника рынка ценных бумаг на осуществление брокерской деятельности № 045-12601-100000 от 09 октября 2009 года, выдана Федеральной службой по финансовым рынкам, срок действия – без ограничения срока действия.

Лицензия профессионального участника рынка ценных бумаг на осуществление дилерской деятельности № 045-12604-010000 от 09 октября 2009 года, выдана Федеральной службой по финансовым рынкам, срок действия – без ограничения срока действия.

Лицензия профессионального участника рынка ценных бумаг на осуществление депозитарной деятельности № 045-12895-100000 от 02 февраля 2010 года, выдана Федеральной службой по финансовым рынкам, срок действия – без ограничения срока действия.

ООО «УНИВЕР Сбережения» осуществляет свою деятельность на рынке ценных бумаг на основании Лицензии профессионального участника рынка ценных бумаг на осуществление деятельности по управлению ценными бумагами № 045-13792-001000 от 29 августа 2013 года, выдана Федеральной службой по финансовым рынкам, срок действия – без ограничения срока действия.

Информация, предоставленная на настоящем сайте носит ознакомительный характер и не должна рассматриваться как предложение купить или продать иностранную валюту, ценные бумаги и/или иные финансовые инструменты. ООО «УНИВЕР Капитал» и ООО «УНИВЕР Сбережения» не гарантируют доходов и не дают каких-либо заверений в отношении доходов инвестора от инвестирования в финансовые инструменты, которые инвестор приобретает и/или продает, полагаясь на информацию, полученную ООО «УНИВЕР Капитал» или ООО «УНИВЕР Сбережения».

ООО «УНИВЕР Капитал» и ООО «УНИВЕР Сбережения» не несут ответственности за возможные убытки инвестора в случае совершения операций, либо инвестирования в финансовые инструменты, упомянутые на настоящем сайте, а также не гарантируют возврат, эффективность и доходность инвестиций.

Информация, предоставленная на настоящем сайте, не является индивидуальной инвестиционной рекомендацией. ООО «УНИВЕР Капитал» и ООО «УНИВЕР Сбережения» уведомляют клиента о существовании риска возникновения конфликта интересов, в том числе вследствие осуществления ООО «УНИВЕР Капитал»/ООО «УНИВЕР Сбережения» профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг на условиях совмещения различных видов профессиональной деятельности. ООО «УНИВЕР Капитал» и ООО «УНИВЕР Сбережения» соблюдает принцип приоритета интересов клиента перед собственными интересами/ интересами их работников.

Спасибо!

Благодарим за обращение. Ваша заявка принята.

Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время.
Спасибо!
Благодарим за обращение. Асхат Сагдиев лично ответит Вам.

Открыть счет в офисе
Консультация
Подать заявку
Обмен валюты
Задать вопрос спикеру
Поддержка

8 495 792-55-50

Москва Пресненская набережная, д. 8, стр. 1, 4 этаж МФК "Город Столиц", Башня "Москва",
Северный блок

Звонки от мошенников
В последнее время мы стали получать информацию от посетителей нашего сайта из разных городов России о звонках по телефону от имени консультантов "УНИВЕР Капитал". Звонки поступают с неизвестных мобильных телефонов, в которых сообщается о проводимых конкурсах, акциях, выдаче бесплатных сертификатов, с настойчивым требованием перейти для последующих консультаций в Skype.

Сообщаем, что эти звонки и предлагаемые услуги не имеют никакого отношения к Инвестиционной компании «УНИВЕР Капитал», и производятся неизвестными нам лицами и с явно мошенническими целями.
Как защитить себя?
Проверяйте достоверность информации о проводимых конкурсах и акциях на нашем официальном сайте в разделе Новости, а также официальных аккаунтах в Telegram, Facebook и ВКонтакте.

Запишите номер нашей компании в адресную книгу своего телефона: +74957925550. Если звонок будет с другого номера, он отобразится как неизвестный.

В случае малейших подозрений – обращайтесь в нашу Службу поддержки.
Будьте бдительны!
Инвестиционные идеи

Финансовые инструменты для диверсификации ваших вложений

Хочу!